Fresh Market 2012

1)  Postanowienia ogólne

1.1  Konferencja Fresh Market 2012, zwana dalej Konferencją odbywa się 28 września 2012 r. w obiekcie  Mazurkas Conference Centre w Ożarowie Mazowieckim. Biuro Organizatora: ul. Poznańska 98, 05-850 Ożarów Mazowiecki, tel. +48 22 721 60 62, www.freshmarket.com.pl

1.2   Organizatorem jest firma Silvi-Cola F.H. Sp. z o.o. , ul. Poznańska 98, 05-850 Ożarów Mazowiecki, NIP PL5671579426, REGON 130426600, KRS 0000136632 reprezentowana przez portal www.fresh-market.pl

1.3  Organizator zobowiązuje się do przygotowania Konferencji, na którą składają się: wykłady w ramach Forum, spotkania  z wystawcami Kupieckiego Centrum Handlu (KCH), część wystawiennicza, strefa VIP. Konferencja trwa od godziny 9:00 do 19:00.

1.4  Wykłady w ramach Forum odbywają się wg Programu Forum publikowanego na stronie internetowej Konferencji. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie. Organizator zobowiązuje się do publikacji na stronie internetowej aktualnych informacji odnośnie programu Konferencji. 

1.5  Organizator udostępnia Uczestnikom możliwość spotkań z przedstawicielami wystawców KCH. Nie gwarantuje stałego przebywania na stoiskach w KCH przedstawicieli wystawców od początku konferencji do jej zakończenia. Organizator nie decyduje o kolejności spotkań, ich długości oraz nie bierze odpowiedzialności za wyniki rozmów prowadzonych na stoiskach w KCH.

1.6  Organizator zapewnia Uczestnikom poczęstunki w trakcie konferencji: przerwa kawowa, lunch oraz bufet ‘wiejski stół’.

Oddzielnym elementem konferencji jest wieczorny bankiet, odbywający się w godzinach 19:30 – 1:00. W celu wzięcia udziału w bankiecie chętni uczestnicy zobowiązani są wypełnić odpowiedni formularz i dokonać odpowiedniej opłaty w trakcie rejestracji uczestnictwa.

1.7  Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:

1.7.1  Organizator: firma Silvi-Cola F.H. Sp. z o.o. , ul. Poznańska 98, 05-850 Ożarów Mazowiecki, NIP PL5671579426, REGON 130426600, KRS 0000136632 reprezentowana przez portal www.fresh-market.pl,

1.7.2  Rejestrujący: osoba fizyczna lub prawna dokonująca rejestracji uczestnika lub uczestników oraz dokonująca wyboru pakietu uczestnictwa,

1.7.3  Reklamodawca: Rejestrujący lub Wystawca, który wykupił usługi reklamowe zgodnie, o których mowa w załączniku nr 3 do niniejszego Regulaminu,

1.7.4  Uczestnik: osoba fizyczna zgłoszona w ramach danego pakietu uczestnictwa przez Rejestrującego,

1.7.5  Wystawca: osoba fizyczna lub prawna, która wykupiła powierzchnię wystawienniczą podczas konferencji Fresh Market 2012.

1.8  Zgłoszenie swojego uczestnictwa w Konferencji Fresh Market 2012 jest równoznaczne z zaakceptowaniem postanowień niniejszego Regulaminu.

1.9  Niniejszy Regulamin obowiązuje od 10.01.2012 roku.
 
2)  Zgłoszenie udziału
 
2.1  W celu dokonania zgłoszenia udziału w Konferencji wymagane jest kompletne wypełnienie formularzy systemu rejestracji on-line znajdujących się na stronie http://form.freshmarket.com.pl/login.php?lang=pl

2.2   Zgłoszenia należy dokonać najpóźniej w dniu 24 września 2012 roku.

2.3   Rejestrujący zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełniania formularza. Dane muszą być zgodne z rzeczywistymi danymi firmy/ Uczestnika.

2.4  Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza rejestracyjnego błędnych danych przez Rejestrującego. Organizator zobowiązuje się do utajnienia wszystkich informacji  (danych) uzyskanych od rejestrującego, za wyłączeniem danych przeznaczonych do wpisu w katalogu konferencyjnym, o którym mowa w punkcie 2.10.

2.5  Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z zawarciem umowy z organizatorem zgodnie z niniejszym Regulaminem. Oznacza również akceptację postanowień niniejszego Regulaminu a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem. Powoduje również powstanie obowiązku dokonania płatności za zamówiony pakiet uczestnictwa.

2.6  Koszt uczestnictwa określa załącznik nr 1. Rejestracja więcej niż 1 Uczestnika daje Rejestrującemu prawo  na uzyskanie rabatu 10% od całkowitego kosztu wybranego pakietu.

2.7  Rejestrującym się w terminie promocyjnym (do 31 lipca) przysługuje rabat 20% do każdego kupowanego pakietu uczestnictwa. Rabaty z paragrafu 2.6 i 2.7 nie sumują się.

2.8  Rejestrujący ma do wyboru 2 pakiety uczestnictwa: Standard i Premium. Pakiet standard uwzględnia dostęp do: części wykładowej (Forum), spotkań z wystawcami KCH, wstęp na teren strefy VIP, wstęp na teren wystawowy, uczestniczenie w lunchu oraz korzystanie z przerw kawowych i poczęstunku ‘wiejski stół’, o których mowa w punkcie 1.6 niniejszego Regulaminu. Pakiet Premium uwzględnia elementy zawarte w pakiecie standard oraz dodatkowo uczestnictwo w wieczornym bankiecie w Hotelu Mazurkas. Uczestnictwo w bankiecie jest możliwe tylko w przypadku wykupienia pakietu Premium i poniesienia całego kosztu tego pakietu.

2.9  Rejestrujący może rozszerzyć pakiet Standard do pakietu Premium dla każdej z rejestrowanych osób. W tym celu zobowiązany jest przekazać pisemnie taką informację do biura Organizatora w terminie do 30 dni przed konferencją i opłacić kwotę wynikającą z różnicy w kosztach. W przypadku zgłoszenia po terminie, organizator nie gwarantuje możliwości udziału dodatkowych osób w Bankiecie.

2.10  Rejestrujący ma obowiązek bezpłatnego dodania informacji o swojej firmie do katalogu konferencyjnego w ramach wpisu podstawowego, który uwzględnia następujące informacje:  nazwę firmy, adres pocztowy, opis do 100 znaków, w terminie do 22.08.2011.

2.11  Rejestrującemu przysługuje prawo dodania odpłatnego wpisu pełnego firmy (wg stawek określonych w załączniku  nr 1) do katalogu konferencyjnego. Wpis rozszerzony: uwzględnia nazwę firmy, adres pocztowy, dane osoby kontaktowej, numer telefonu, adres email, adres strony internetowej, opis do 500 znaków.

2.12  Warunkiem dodania wpisu do katalogu jest dokonanie zgłoszenia uczestnictwa, odpowiedniego wypełnienia rubryk i wyrażenie zgody na publikację danych. W przypadku wypełnienia formularza w terminie późniejszym niż 40 dni przed konferencją organizator nie gwarantuje umieszczenia wpisu w katalogu konferencyjnym.

2.13  Po zakończeniu rejestracji organizator wysyła informację potwierdzającą dopełnienie formalności rejestracyjnych wraz z fakturą.

2.14  Każdy zarejestrowany uczestnik otrzymuje w dniu konferencji torbę z materiałami konferencyjnymi oraz identyfikator do każdego wykupionego pakietu. W przypadku pakietu Premium do identyfikatora zostanie dołączone także nie imienne pojedyncze zaproszenie na bankiet.
 
3)  Stoisko

3.1 W celu wykupienia stoiska na konferencji Fresh Market 2012 należy wysłać odpowiednie zgłoszenie w formularzu rejestracji on-line: http://form.freshmarket.com.pl/login.php?lang=pl,%20 lub skontaktować się bezpośrednio z Organizatorem tel. +48 22 721 60 62.

3.2 Organizator daje Wystawcy możliwość  dokonania wyboru powierzchni wystawienniczej stosownie do kolejności zgłoszeń  i warunków techniczno-organizacyjnych, aż do wyczerpania się przestrzeni wystawienniczej, lub najpóźniej na 10 dni przed konferencją.

3.3 Minimalna powierzchnia wystawiennicza wynosi 4 metry kwadratowe (2x2 m). Rozmiary i ceny stoisk opisane są w załączniku nr 2.

3.4 Wystawca otrzymuje prawo dodania bezpłatnego wpisu rozszerzonego do katalogu konferencyjnego, umieszczonego w dziale „Wystawcy”(Patrz punkt 2.11)

3.5 Wystawcy przysługuje prawo dodania logotypu firmy do wpisu rozszerzonego. Materiał graficzny dostarczony przez wystawcę w terminie do 40 dni przed konferencją musi spełniać wymagania techniczne określone przez organizatora w załączniku nr 3. W przeciwnym wypadku Organizator może odmówić publikacji grafiki logotypu.

3.6 Montaż stoisk odbywa się 28.09.2012 w godzinach 6:00-8:00. Chęć rozpoczęcia montażu elementów stoiska przed tym terminem należy wcześniej zgłosić oraz uzgodnić z organizatorem. Wystawcy zobowiązują się zakończyć przygotowania i prace na stoiskach do godziny 8:00.

3.7 W przypadku wykupienia przestrzeni wystawienniczej wraz z elementami wyposażenia zapewnianymi przez organizatora, Organizator zobowiązuje się przygotować stoisko wystawiennicze i oddać do dyspozycji wystawcy od godziny 7:00.

3.8 Stoiska mają charakter niezabudowany – bez ścianek dzielących poszczególne przestrzenie wystawiennicze.

3.9 Organizator zapewnia doprowadzenie instalacji elektrycznej do granicy stoiska. Wystawca we własnym zakresie przygotowuje instalację elektryczną wewnątrz stoiska (np. przedłużacze, oświetlenie punktowe).

3.10 Na stoiskach wystawienniczych mogą być rozstawione wyłącznie ruchome elementy stoisk, takie jak stoły, krzesła, sofy, półki, lady, ścianki reklamowe, roll-up banery itp. 

3.11 Rozmieszczenie niestandardowych elementów wyposażenia na stoisku np. chłodziarek, wag, skrzyń itp., wymaga wcześniejszego uzgodnienia z Organizatorem.

3.12 Elementy stoisk wystawienniczych mogą być gromadzone i przechowywane przed konferencją w dniu 27.09.2012 w magazynku MCC. Wystawca powinien zgłosić wcześniej organizatorowi mailowo na adres ewelina.t@freshmarket.com.pl lub faksem na nr +48 22 721 60 63 chęć przechowania elementów i określić czas dostarczenia ich do MCC.

3.13 Każdy dostarczony element powinien być wcześniej zgłoszony organizatorowi. Elementy  dostarczone do MCC powinny być podpisane w widocznym miejscu – pełną nazwą firmy oraz numerem stoiska, do którego są przeznaczone. W przypadku braku oznaczenia, niewłaściwego lub nieczytelnego opisu organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne straty.

3.14 Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wystawienia eksponatów, które uzna za niebezpieczne lub niezgodne z postanowieniami niniejszego Regulaminu.

3.15 Wystawca nie może przytwierdzać do konstrukcji budynku i jego wyposażenia żadnych elementów, w tym zabronione jest przyklejanie plakatów taśmą, zawieszanie elementów stoiska na linkach i żyłkach oraz wbijanie gwoździ.

3.16 Wystawca nie może przekroczyć wyznaczonej powierzchni wystawienniczej i rozmieszczać elementów poza jej granicami.

3.17 Wystawca może rozstawić dowolną ilość reklam i elementów stoiska na wynajętej przez siebie przestrzeni.

3.18 Niedozwolone jest rozmieszczanie reklam oraz innych elementów poza terenem stoiska bez wcześniejszego uzgodnienia z organizatorem.

3.19 Demontaż stoisk odbywa się po godzinie 19:30 i powinien zostać zakończony do godziny 23:00.

3.20 Nie dopuszcza się likwidacji stoisk podczas trwania konferencji. Wystawcy, którzy nie podporządkują się temu zakazowi będą musieli zapłacić karę umową w wysokości 3000 PLN.

3.21 Wystawca zobowiązany jest przywrócić  zajmowaną powierzchnię do stanu poprzedniego. Pozostawione elementy wyposażenia stoiska, bez powiadomienia Organizatora, a nie usunięte przez wystawcę w czasie demontażu, uważa się za mienie porzucone.

3.22 Po demontażu niestandardowych elementów stoisk oraz banerów wielkoformatowych jest możliwość przechowania elementów w magazynku obiektu konferencyjnego. Wymagane jest wcześniejsze uzgodnienie tego z Organizatorem. Elementy należy odebrać do godziny 18:00 kolejnego dnia pracującego. Dniami pracującymi Organizatora są dni powszednie – od poniedziałku do piątku.
 
3.23 Elementy pozostawione w magazynku po tym terminie uznawane są za mienie porzucone i zostaną zutylizowane.

3.24 Za szkody wyrządzone w trakcie ustawiania  elementów stoisk i ich demontażu, lub do których dojdzie w trakcie konferencji z powodu niewłaściwego zabezpieczenia wyposażenia stoisk, odpowiada wystawca.

3.25 Zabrania się zajmowania powierzchni samowolnie, prowadzenia akcji reklamowych poza wynajętym stoiskiem.
 
4)  Usługi reklamowe
 
4.1 W celu wykupienia usług reklamowych należy wysłać odpowiednie zgłoszenie w formularzu rejestracji on-line http://form.freshmarket.com.pl/login.php?lang=pl , lub skontaktować się bezpośrednio z Organizatorem tel. +48 22 721 60 62.

4.2 Dostępne formy usług reklamowych oraz cennik zawarte są w załączniku nr 3.
 
4.3 Możliwość wyboru powierzchni reklamowej związana jest z kolejnością zgłoszeń. Reklamodawca może dokonać rezerwacji powierzchni reklamowej do 50 dnia przed konferencją i zobowiązany jest uiścić opłatę w tym terminie.

4.4 Reklamodawca zobowiązuje się do nadesłania w terminie materiałów graficznych do publikacji w katalogu zgodnych z dokonanym zamówieniem oraz z wymaganiami technicznymi organizatora (załącznik nr 3). Materiał graficzny powinien zostać dostarczony na płycie CD do biura organizatora lub wstawiony na wskazany adres ftp. W przypadku nie dostarczenia wzorca proof Organizator nie będzie rozpatrywał reklamacji związanych z kolorem druku.
 
4.5 W przypadku nie spełnienia powyższych wymagań organizator ma prawo odmówić publikacji reklamy.

4.6  Reklamodawca zobowiązuje się dostarczyć ulotki, foldery i katalogi (z przeznaczeniem do materiałów konferencyjnych) w terminie do 10 dni przed konferencją. Organizator nie gwarantuje kolportażu materiałów reklamowych w przypadku dostarczenia ich po tym terminie.

4.7 Banery wielkoformatowe przeznaczone do zainstalowania w pomieszczeniach MCC powinny spełniać wymagania techniczne określone w załączniku nr 3. W przypadku nie spełnienia przez reklamodawcę wymagań technicznych, organizator ma prawo odmówić wykonania usługi. Odpowiedzialnym za zawieszenie i demontaż banerów jest MCC. 

4.8 Prelekcja płatna na Forum trwa 10 minut, i jej cenę określa załącznik nr 3 . Reklamodawca wskazuje prelegenta i tematykę wykładu w terminie do 15 lipca. W przypadku przekroczenia długości wyznaczonego czasu prelekcji, organizator ma prawdo żądać dopłaty za przedłużoną prelekcję proporcjonalnie do wykorzystanego dodatkowo czasu.

4.9 W przypadku chęci wykorzystania przez Reklamodawcę niestandardowej formy reklamy tzn. nie opisanej przez Regulamin i załączniki, Reklamodawca powinien zgłosić się do Organizatora.
 
4.10 Zabronione jest rozkładanie ulotek reklamowych, folderów i katalogów oraz innych elementów pełniących funkcję reklamy na terenie całego obiektu konferencyjnego bez uzgodnienia z Organizatorem.
 
5) Płatności

5.1 Rejestrujący jest zobowiązany do dokonania opłaty związanej z udziałem w konferencji wg stawek ustalonych przez Organizatora. Opłaty dokonuje się podczas rejestracji uczestnictwa on-line, w trakcie którego jest generowana faktura za zamawianą usługę.

5.2. Możliwe jest dokonanie płatności przelewem po skontaktowaniu się z biurem organizatora. Płatność powinna być wykonana w terminie określonym na fakturze. W sprawach płatności należy kontaktować się z biurem księgowym Organizatora: tel. +48 22 721 60 65.

5.3 Aby skorzystać ze zniżek należy dokonać rejestracji w wyznaczonym przez organizatora terminie promocyjnym (paragraf 2.7).

5.4 Przeliczenie cen PLN na EUR dokonywane jest wg aktualnego średniego kursu EUR ustalonego przez NBP, z dnia przesłania zgłoszenia udziału.

5.5 W przypadku zwłoki w płatnościach wynikających z niniejszego Regulaminu, naliczane będą odsetki w podwójnej wysokości stopy odsetek ustawowych.

5.6 Dokonanie wszystkich płatności w wymaganych niniejszym Regulaminem terminach jest warunkiem uczestnictwa w konferencji.
 
6) Ochrona i sprzątanie

6.1 W czasie montażu i demontażu, a także w trakcie trwania Konferencji, obsługa i nadzór stoiska należą do obowiązków wystawcy.  Za ogólną ochronę obiektu konferencyjnego odpowiada MCC i jest upoważniony do podejmowania wszelkich środków kontrolnych dla zapewnienia bezpieczeństwa.

6.2 Organizator nie ubezpiecza i nie ponosi odpowiedzialności za  mienie oraz rzeczy Uczestników, które zostaną uszkodzone, utracone, skradzione lub zgubione, oraz za szkody wyrządzone przez Uczestników  i spowodowane siła wyższą.
   
6.3 Nad bezpieczeństwem Uczestników na terenie hotelu oraz terenu konferencji  nadzór sprawować będzie służba ochrony zatrudniona przez MCC. 

6.4 Zabronione jest filmowanie, nagrywanie i fotografowanie bez zgody organizatora.

6.5 Wystawcy są zobowiązani samodzielnie ubezpieczyć swoje mienie w tym prezentowany sprzęt, oraz ubezpieczyć się od odpowiedzialności cywilnej. 

6.6 Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia Organizatorowi powstałej szkody.

6.7 Utrzymanie czystości na stoiskach w trakcie Konferencji  i sprzątnięcie stoisk po demontażu jest obowiązkiem Wystawcy. Odpady powinny być usuwane wg wytycznych Organizatora we wskazanych przez niego miejscach.

6.8 Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.

7) Rezygnacja z uczestnictwa

7.1 Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w konferencji i uzyskania zwrotu poniesionych kosztów w wysokości 50% wpłaconej kwoty. W celu uzyskania zwrotu Uczestnik zobowiązany jest przekazać pisemnie informację o wycofaniu się z udziału w konferencji do biura organizatora na 30 dni przed konferencją. W przypadku zgłoszeń nadesłanych po tym terminie Organizator nie zwraca wpłaconych pieniędzy.

7.2 Rejestrujący ma prawo dokonać zmiany danych osobowych Uczestników dla których wcześniej dokonał rejestracji. W tym celu musi przekazać pisemnie do biura organizatora  dane nowych Uczestników w terminie do 7 dni przed konferencją. Informacja przekazana po tym terminie może nie być uwzględniona przez Organizatora.

8) Reklamacje

8.1 Ewentualne roszczenia wystawcy i Uczestników w stosunku do Organizatora należy zgłosić w formie pisemnej listem poleconym w ciągu 7 dni od daty zakończenia konferencji. Po upływie wyżej określonych terminów żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

8.2 Reklamacje Wystawcy wynikłe z realizacji umowy nie upoważniają  wystawcy do opóźnienia przekazania  należności w całości lub w części.

8.3 Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym na adres siedziby Organizatora.

9) Ochrona danych osobowych

9.1 Administratorem danych osobowych gromadzonych na potrzeby Konferencji Fresh Market 2012 jest Silvi-Cola F.H. Sp. z o.o. 

9.2 Każdej osobie zgłaszającej się do udziału w Konferencji przysługuje prawo do kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą, a zwłaszcza prawo do:  
 
9.2.1. ustalenia administratora danych, adresu jego siedziby i pełnej nazwy,

9.2.2. żądania uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych osobowych, czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem ustawy albo są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

9.3 Zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz. U. 2002r. Nr 101, poz. 926 z późniejszymi zmianami) Organizator konferencji nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika traktowane są jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorami konferencji.
 
10) Postanowienia końcowe

10.1 Wszyscy uczestnicy konferencji mają możliwość bezpłatnego skorzystania z parkingu Hotelu Mazurkas na czas trwania konferencji. Po wjeździe na teren parkingu należy pobrać kartę  przy bramce wjazdowej. Przed opuszczeniem parkingu kartę należy skasować w recepcji hotelowej.  Bezpłatne parkowanie obowiązuje  od godziny 5:00 28.09.2012 do godziny 1:00 28.09.2012. Za samochody pozostawione na parkingu hotelowym poza określonymi w regulaminie godzinami, właściciele są zobowiązani samodzielnie zapłacić.

10.2 Organizator nie dokonuje rezerwacji noclegu i nie ponosi kosztów z nią związanych. Uczestnicy konferencji mogą samodzielnie dokonać rezerwacji w Hotelu Mazurkas i uzyskać specjalny rabat. Warunkiem uzyskania zniżki jest podanie hasła „Fresh Market”. Za udzielenie zniżek odpowiedzialny jest Hotel Mazurkas.

10.3 Koszt przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

10.4 W przypadku zakłócania przyjętych norm zwyczajowych oraz rażącego łamania Regulaminu konferencji, organizator ma prawo do usunięcia Wystawcy lub Uczestnika z terenu  konferencji, przez służby porządkowe.

10.5 Organizator zastrzega sobie prawo – w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych – do odwołania, lub przełożenia konferencji. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora i na które nie miał on wpływu. Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z Uczestnictwem w Konferencji. 

10.6 W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.

10.7 Wszelkie sprawy sporne Regulaminu będą rozstrzygane przez Sąd właściwy.