Fresh Market 2012

1)  Общие положения
 
1.1  Конференция «Фреш Маркет 2012» (именуемая в дальнейшем Конференция) состоится 28 сентября 2012 г. в Мазуркас Конференц-Центре (МКЦ) в г.Ожарув-Мазовецки. Местонахождение организатора: ул. Познанская, 98, г.Ожарув-Мазовецки, тел.: +48 22 721 60 62, http://www.freshmarket.com.pl/

1.2  Организатором выступает Silvi-Cola F.H. Sp. z o.o., ул. Познанская, 98, г.Ожарув-Мазовецки, NIP PL5671579426, REGON 130426600, KRS 0000136632, представлена в лице портала http://www.fresh-market.pl/ .
1.3  Организатор обязуется подготовить и организовать Конференцию с выступлением докладчиков в рамках форума, переговорами и деловыми встречами с экспонентами в Купеческом Центре Торговли (Kupieckie Centrum Handlu) (КЦТ), предоставлением выставочной площади и VIP-зоны. Время работы Конференции: с 9:00 до 19:00.

1.4  Доклады в рамках форума проходят согласно программы форума, опубликованной на официальном сайте Конференции. Организатор оставляет за собой право вносить в программу изменения. Организатор обязуется обеспечить размещение актуальной информации, касающейся программы Конференции.

1.5  Организатор предоставляет Участникам возможность организации деловых встреч с представителями экспонентов КЦТ. Организатор не гарантирует постоянного пребывания представителей экспонентов возле выставочных стендов в КЦТ от начала Конференции до ее окончания. Организатор не определяет очередность встреч, не влияет на их продолжительность и не несет ответственности за результаты их проведения.

1.6  Во время Конференции Организатор предоставляет Участникам угощения: кофе-брейк, ланч и буфет.
Отдельной частью Конференции является фуршет, проведение которого запланировано на 19:30 – 1:00. Участники, желающее принять участие в фуршете, должны заполнить соответствующую форму и оплатить его стоимость во время регистрации участия.

1.7  Приведенные в настоящем Регламенте определения следует понимать так:

1.7.1  Организатор: фирма Silvi-Cola F.H. Sp. z o.o. , ул. Познанская, 98, г.Ожарув-Мазовецки, NIP PL5671579426, REGON 130426600, KRS 0000136632, представлена в лице портала www.fresh-market.pl.

1.7.2  Регистрирующее лицо: физическое или юридическое лицо, которое осуществляет процедуру регистрации участника или участников и производит выбор пакета участия.

1.7.3  Рекламодатель: Регистрирующее лицо или Экспонент, который произвел оплату рекламных услуг, стоимость которых определяется в Приложении № 3 к настоящему Регламенту.

1.7.4  Участник: физическое лицо, зарегистрированное для участия в Конференции на условиях определенного пакета участия Регистрирующим лицом,

1.7.5  Экспонент: физическое или юридическое лицо, арендующее выставочную площадь для участия в Конференции «Фреш Маркет 2012».

1.8  Предоставление оформленной заявки на участие в Конференции «Фреш Маркет 2012» является согласием с положениями настоящего Регламента.

1.9  Настоящий регламент вступает в силу с 10.01.2012 года.
 
2)  Заявка на участие
 
2.1  Для подачи заявки на участие в Конференции обязательным условием является полное заполнение регистрационной формы в системе он-лайн на странице Интернет-ресурса http://form.freshmarket.com.pl/login.php?lang=pl .

2.2   Окончательный срок приема заявок – 25 сентября 2012 года.

2.3   Регистрирующее лицо обязуется при регистрации указывать достоверную, точную, актуальную и полную информацию о фирме/Участнике в соответствии с требованиями регистрационной формы.

2.4  Организатор не несет ответственности за последствия, возникшие из-за недостоверности регистрационных и иных сведений, указанных Регистрирующим лицом. Организатор гарантирует конфиденциальность информации, которая предоставляется Регистрирующим лицом за исключением данных, предназначенных для публикации в каталоге Конференции (см. пункт 2.10).

2.5  Оформленная заявка рассматривается Организатором как договор согласно настоящему Регламенту, согласие на соблюдение его условий, а также всех договоренностей между Участником и Организатором. Оформленная заявка предусматривает осуществление оплаты за заказанный пакет участия.

2.6  Стоимость участия определяется Приложением № 1 настоящего Регламента. Регистрация более одного участника дает Регистрирующему лицу право на скидку 10 % от полной стоимости выбранного пакета участия.

2.7  В случае регистрации в акционный (до 31 июля) период предоставляется скидка 20% на каждый заказанный пакет участия. Скидки пунктов 2.6 i 2.7 не суммируются.

2.8  Регистрирующее лицо имеет право выбора среди 2 пакетов участия: «Стандарт» и «Премиум». Пакет «Стандарт» включает: участие в форуме, возможность организации встреч в КЦТ, доступ в VIP-зону, угощения: кофе-брейк, ланч и буфет (см. пункт 1.6). Пакет «Премиум» включает услуги, предоставленные в пакете «Стандарт» и участие в вечернем фуршете в отеле «Mazurkas» Участие в фуршете возможно только при условии выбора пакета «Премиум» и полной оплаты его стоимости.

2.9  Регистрирующее лицо может расширить пакет «Стандарт» до пакета «Премиум» для каждого зарегистрированного лица. Для этого необходимо в письменной форме оформить свою просьбу и предоставить Организатору не позднее, чем за 30 дней до начала Конференции, и оплатить сумму разницы стоимости пакетов. В случае направления просьбы после указанного срока, Организатор не гарантирует предоставления дополнительных мест в фуршет-зале.

2.10  Регистрирующее лицо обязуется предоставить для бесплатного размещения в каталоге Конференции общую информацию о фирме (название фирмы, почтовый адрес, описание вида деятельности до 100 знаков) не позднее 20.08.2012 года.

2.11  Регистрирующее лицо имеет право на платное размещение расширенной информации о фирме (название фирмы, почтовый адрес, контактные данные, номер телефона, адрес электронной почты, адрес Интернет-ресурса, описание вида деятельности до 500 знаков) в каталоге конференции (стоимость определяется Приложением № 1).

2.12  Для размещения информации в каталоге главным условием является подача заявки участия, заполнение соответственных рубрик и подтверждение согласия на публикацию данных. В случае заполнения формы позднее, чем за 40 дней до начала Конференции Организатор не гарантирует размещение информации о фирме в каталоге Конференции.

2.13  После окончания регистрации Организатор высылает подтверждение регистрации и счет на оплату.

2.14  Каждый зарегистрированный участник получает в день Конференции пакет с конференционными материалами и идентификатор оплаченного пакета участия. В комплекте с пакетом участия «Премиум» предоставляется также одно именное приглашение на фуршет.
 
3)  Выставочный стенд

3.1 Для аренды выставочного стенда на Конференции «Фреш Маркет 2011» необходимо заполнить соответствующую заявку в регистрационной форме он-лайн: http://form.freshmarket.com.pl/login.php?lang=pl,%20
или сконтактировать непосредственно с Организатором по телефону +48 22 721 60 62.

3.2 Организатор предоставляет Экспоненту возможность выбора выставочной площади по очередности поступления заявок и согласно технически-организационным условиям выставочной площади до ее полного исчерпания и не позднее, чем за 10 дней перед началом Конференции.

3.3 Минимальная поверхность выставочной площади составляет 4 квадратных метра (2х2 м). Размеры и стоимость определяются Приложением № 2 к настоящему Регламенту.

3.4 Экспонент получает право бесплатного размещения информации в разделе «Wystawcy» («Экспоненты») (см. пункт 2.11).

3.5 Экспонент имеет право добавить логотип фирмы к расширенной информации. Графический материал, отвечающий всем требованиям, описанным в Приложении № 3, необходимо предоставить Организатору не позднее, чем за 40 дней до начала Конференции. В противном случае Организатор имеет право отказать в публикации логотипа.

3.6 Монтаж выставочных стендов происходит 28.09.2012 в 6:00-8:00. При желании начать монтаж элементов выставочного стенда и экспозиции до указанной даты и времени, необходимо заранее изъявить желание и согласовать его с Организатором. Экспоненты обязываются закончить приготовления и работы с выставочными стендами до 8:00.

3.7 В случае аренды выставочной площади с элементами экспозиции Организатора, Организатор обязуется закончить полную подготовку выставочной площади и передать в распоряжение Экспоненту до 7:00.

3.8 Выставочные стенды представляют собой конструкцию без сплошных боковых перегородок, разделяющих выставочное пространство.

3.9 Организатор обеспечивает подключение электроэнергии к выставочному стенду. Для организации выставочного места Экспоненту необходимо иметь профессиональные удлинители и совмещенное освещение.

3.10 На выставочных стендах разрешено размещать исключительно движущееся элементы, такие как столы, стулья, диваны, полки, прилавки, стеллажи, roll-up баннеры и т.п.

3.11 Размещение нестандартных элементов оборудования, таких как холодильники, весы, коробки, должно быть заранее согласовано с Организатором.

3.12 Элементы конструкций выставочных стендов можно оставить на хранение перед началом Конференции 27.09.2012 на складе МКЦ. Экспонент должен заранее сообщить Организатору по электронной почте на адрес или по факсу на номер +48 22 721 60 63 о желании сдать на хранение элементы конструкций выставочных стендов с уточнением времени их доставки на МКЦ.

3.13 О каждом доставленном элементе конструкции выставочного стенда Организатор должен быть уведомлен заранее. Элементы, конструкций доставленные на МКЦ, должны быть подписаны на видном месте – полное название фирмы и номер выставочного стенда, для которого они предназначены. В случае отсутствия надписи, неправильного или нечитабельного описания Организатор не несет ответственности за возможную утерю.

3.14 Организатор оставляет за собой право отказать в установлении экспонатов, не отвечающим указанным требованиям настоящего Регламента или представляющим опасность с его точки зрения.

3.15 Экспонент не имеет права прикреплять к конструкции здания и его сооружений никаких элементов, в том числе приклеивать плакаты с помощью скотча, подвешивание элементов выставочного стенда на веревках и лесках, а также забивание гвоздей.

3.16 Оборудование и экспонаты Экспонентов должны располагаться исключительно в пределах выделенной им площади.

3.17 Разрешается размещение любого количества рекламных материалов, но только в пределах арендованной площади.

3.18 Размещение любых видов наружной рекламы вне стенда или других элементов, разрешается только в определенных местах по согласованию с Организатором.

3.19 Демонтаж выставочных стендов производится после 19:30. Работы по демонтажу и вывозу экспонатов должны быть окончены до 23:00.

3.20 Запрещается проведение любых демонтажных работ до официального закрытия Конференции. В случае нарушение данного условия Экспонент обязуется оплатить штрафные санкции в размере 3000 PLN.

3.21 Экспонент должен привести арендуемую выставочную площадь в первоначальное состояние. После окончания работы Конференции все экспонаты, элементы конструкций и оборудование выставочного стенда, оставленные без предварительного согласования с Организатором, считаются бесхозяйным имуществом.

3.22 При условии предварительного согласования с Организатором после демонтажа нестандартных элементов конструкций выставочного стенда, а также широкоформатных баннеров предоставляется возможность их хранения на складе выставочного здания. Элементы конструкций необходимо забрать на протяжении следующего рабочего дня до 18:00. Рабочими днями считаются – понедельник, вторник, среда, четверг, пятница.

3.23 Элементы конструкций и оборудование выставочного стенда, оставленные на складе после установленного срока, считаются бесхозяйным имуществом и утилизируются.

3.24 Экспонент самостоятельно несет ответственность за возможный ущерб, причиненный в результате монтажных и демонтажных работ элементов конструкций выставочного стенда или несоблюдение правил сооружения и оснащения выставочного стенда.

3.25 Запрещаются размещение оборудования и экспонатов за пределами арендованной выставочной площади и любая рекламная деятельность вне выставочного стенда.
 
4)  Рекламные услуги
 
4.1 Для заказа рекламных услуг необходимо заполнить соответствующую заявку в регистрационной форме он-лайн http://form.freshmarket.com.pl/login.php?lang=pl, или сконтактировать непосредственно с Организатором по телефону +48 22 721 60 62.

4.2 Перечень доступных рекламных услуг и цены определены в Приложении № 3.

4.3 Возможность выбора рекламной площади предоставляется по очередности поступления заявок. Рекламодателю предоставляется возможность бронирования рекламных площадей не позднее, чем за 50 дней до начала Конференции при осуществлении оплаты в данный период.

4.4 Рекламодатель обязуется в указанный срок предоставить графические материалы для публикации в каталоге в соответствии со сделанным заказом и техническими требованиями Организаторa (Приложение № 3). Графические материалы должны быть направлены на диске CD Организатору или загружены на указанный адрес ftp. В случае не предоставления образца цветопробы Организатор не несет ответственность за несоответствие оттенков цветовой гаммы.

4.5 В случае невыполнения выше перечисленных требований Организатор может отказать в публикации рекламного материала.

4.6 Рекламодатель обязуется предоставить листовки, брошюры и каталоги (с предназначением для их рекламного распространения на Конференции) не позднее, чем за 10 дней до начала Конференции. В противном случае Организатор не гарантирует распространение рекламных материалов.

4.7 Широкоформатные баннеры, предназначенные для крепления в помещении МКЦ, должны отвечать техническим требованиям, описанным в Приложении № 3. В случае несоблюдения Рекламодателем требований Организатор имеет право отказать в предоставлении услуги. Ответственным лицом за монтаж и демонтаж баннеров является МКЦ.

4.8 Платное выступление на форуме длится 10 минут. Стоимость указанной услуги определяется Приложением № 3. Рекламодатель обязан указать докладчика и тему выступления до 15 июля. В случае превышения установленного лимита времени, Организатор имеет право требовать доплаты за продление доклада в соответствии со стоимостью использования времени.

4.9 Нестандартная форма рекламы, т.е не описанная в настоящем Регламенте и Приложениях, по желанию Рекламодателя может быть использована по договоренности с Организатором.

4.10 Запрещается раскладка рекламных листовок, брошюр, каталогов и других рекламных материалов по всему конференционному помещению без согласования с Организатором.
 
5)  Оплата

5.1 Регистрирующие лицо обязуется осуществить своевременную оплату участия в Конференции в размере суммы, установленной Организатором. Оплата осуществляется во время регистрации участия он-лайн, в процессе которой системой генерируется счет на заказанные услуги.

5.2. Осуществить оплату можно путем перевода денежных средств после согласования с Организатором. Оплата должна быть произведена в течение срока, указанного в счете. По всем вопросам, связанных с оплатой необходимо связываться с отделом бухгалтерии Организаторa по телефону +48 22 721 60 65.

5.3 Для того, чтобы воспользоваться скидкой, осуществить регистрацию следует в акционный период, указанный Организатором (пункт 2.7.)

5.4 Пересчет сумы в валюте PLN на EUR осуществляется в соответствии с текущим средним курсом Национального банка на день отправления заявки на участие.

5.5 В случае несвоевременной оплаты согласно условий настоящего Регламента начисляются проценты в двойном размере процентной ставки, установленной законодательством Польши.

5.6 Оплата счетов, выставленных Организатором на основании настоящего Регламента, является условием участия в конференции.
 
6)  Охрана и порядок

6.1 В рабочие часы Конференции, а также в период монтажа и демонтажа за целостность сохранность выставочного стенда и имущества несет ответственность Экспонент. Охрану выставочного павильона обеспечивает МКЦ и берет на себя полномочия принимать необходимые меры для обеспечения общественного порядка и безопасности.

6.2 В стоимость участия в Конференции, уплаченную Экспонентом, не входит оплата связанная со страхованием. Организатор не несет ответственности за утерянные, поврежденные или украденные экспонаты, имущество или любой ущерб, убытки, претензии или иные расходы, которые могут возникнуть в результате форс-мажорных обстоятельств.

6.3 За безопасность на территории отеля и выставочного павильона отвечает служба охраны, специально нанятая МКЦ.

6.4 Право на осуществление фото- и видеосъемок, записи звука на территории выставки имеют только организации и лица, уполномоченные на то Организатором.

6.5 Страхование экспонатов, имущества и служебного персонала, также как и гражданской ответственности по отношению к третьим лицам в обязательном порядке осуществляется Экспонентом.

6.6 Экспонент обязуется в немедленном порядке сообщать Организатору о фактах причинения ущерба.

6.7 Экспонент обязуется обеспечить содержание стендов в чистоте в часы работы Конференции, а также уборку выставочных площадей после демонтажа. Экспонент отвечает за утилизацию отходов от всех поступающих во время демонтажа материалов в указанном Организатором месте.

6.8 Экспонент несет полную материальную ответственность за причинение ущерба и порчи имущества, которое находится в помещениях, связанных с любым видом конференционной деятельности, а также на месте проживания. 
 
7)  Отказ от участия

7.1 Экспонент имеет право на отказ от участия в Конференции и получение возмещения в размере 50% от уплаченной суммы. Для получения возмещения Экспонент обязуется направить Организатору письменное уведомление об отказе от участия в Конференции за 30 дней до ее начала. Заявки на возмещение денежных средств предоставленные после этого срока Организатором не рассматриваются.

7.2 Регистрирующее лицо имеет право внести изменения личных данных зарегистрированных ним Участников. Для этого необходимо направить письменное уведомление с новыми данными Организатору не позднее, чем за 7 дней до начала Конференции. При предоставлении информация  позднее этого срока Организатор не гарантирует рассмотрение заявки.

8)  Претензии

8.1 Претензии Экспонента и Участников к Организатору принимаются только в письменном виде, отправленные заказным письмом в течение 7 дней от даты окончания работы Конференции. Претензии, предъявленные  позднее, не рассматриваются и считаются недействительными.

8.2 Претензии Экспонента, возникшие в результате реализации договора, не дают права задерживать предъявление претензий полностью или частично.

8.3 Все претензии Участников Конференции к Организатору подлежат направлению в письменном виде заказным письмом Организатору.
 
9) Защита персональных данных

9.1 Оператором персональных данных, собранных по целевому назначению Конференции «Фреш Маркет 2012», является Silvi-Cola F.H. Sp. z o.o.

9.2 Каждое лицо, подающее заявку на участие, имеет право на контроль обработки персональных данных, а также  право на:
 
9.2.1. получение подробной информации, включающей контактные данные, полное название и местонахождение Оператора.

9.2.2. дополнение, актуализацию, исправление персональных данных, временного или полного отказа от их обработки или удаление, если они являются неполными, устаревшими, недостоверными или собранными с нарушением закона или не по целевому назначению.

9.3 Согласно закону «О защите персональных данных» от 29 августа 1997 года (Сборник законов РП (Dziennik Ustaw (Dz.U.)) за 2002 г. № 101, поз. 926 с последующими изменениями) Организатор исключает передачу и продажу персональной информации третьим лицам. Предоставленные Участником данные считаются достоверными и используются исключительно для коммуникативной цели между Участником и Организаторами Конференции.
 
10) Заключительные положения

10.1 Все участники Конференции имеют возможность пользования парковочной площадкой отеля «Mazurkas» на время проведения Конференции на безоплатной основе. При въезде на парковочную площадку необходимо получить парковочный талон. Покидая парковочную площадку, талон следует аннулировать в регистратуре отеля. Бесплатное время на пользование парковкой – с 5:00 28.09.2012 до 1:00 29.09.2012. Оплата парковки автомобилей, оставленных на парковочной площадке отеля после указанного времени в настоящем Регламенте, осуществляется за счет их владельцев.

10.2 Организатор не осуществляет резервирования и бронирования мест проживания и не несет расходы, связанные с данными услугами. Участники Конференции могут самостоятельно осуществить резервирование в отеле «Mazurkas» и получить специальную скидку. Для получения скидки необходимо сообщить пароль «Mazurkas». Ответственным лицом за предоставление скидок является отель «Mazurkas»

10.3 Стоимость проезда Участники оплачивают самостоятельно.

10.4 В случае нарушения принятых общих норм и грубых нарушений Регламента Конференции, Организатор имеет право требовать от нарушителей покинуть выставочное помещение при взаимодействии правоохранительных органов.

10.5 Организатор оставляет за собой право – в случае возникновения независящих от него обстоятельств – отменить или перенести на другую дату проведение Конференции. В случае если Конференция не состоится по причинам, независящим от Организатора и на которые он не имел влиянии, Участнику не компенсируются и не возмещаются расходы на оплату, связанную с участием в Конференции.

10.6 При неурегулировании спорных вопросов настоящим Регламентом споры разрешаются согласно Гражданского Кодекса Республики Польша.

10.7 Споры между участниками и организаторами Конференции решаются через Компетентный суд Республики Польша.