Regulamin Fresh Market

Regulamin Fresh Market

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Fresh Market 2018 Busines Meetings & Retail Center, zwana dalej Imprezą odbywa się 27 września 2018 r. w obiekcie Hotelu Mazurkas w Ożarowie Mazowieckim. Biuro Organizatora: ul. Marii 17/25 , 05-803 Pruszków, tel. +48 22 721 60 62, www.freshmarket.com.pl
2. Organizatorem jest firma KJOW Sp. z o.o. ul. Marii 17/25 , 05-803 Pruszków, NIP PL1181976336, KRS 0000321131 reprezentowana przez portal www.fresh-market.pl
3. Organizator zobowiązuje się do przygotowania Imprezy, na którą składają się: panele dyskusyjne, spotkania  z  Kupcami z sieci handlowych, wystawa stoisk. Impreza trwa od godziny 9:00 do 19:00.
4. Panele dyskusyjne odbywają się zgodnie z Programem  publikowanym na stronie internetowej . Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie. Organizator zobowiązuje się do publikacji na stronie internetowej aktualnych informacji odnośnie programu Imprezy.  
5. Organizator udostępnia Uczestnikom możliwość  spotkań z przedstawicielami maksymalnie 10( dziesięciu) sieci handlowych. Nie gwarantuje stałego przebywania na stoiskach sieci handlowych kupców,  od początku Imprezy do jej zakończenia. Organizator nie decyduje o kolejności spotkań, ich długości oraz nie bierze odpowiedzialności za wyniki rozmów prowadzonych z kupcami sieci handlowych.
6. Organizator zapewnia Uczestnikom poczęstunki w trakcie Imprezy: śniadanie, lunch, przerwa kawowa, lunch oraz cocktail dinner party. 
   Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:
   1. Organizator: firma KJOW Sp. z o.o. , ul. Marii 17/25 , 05-803 Pruszków, NIP 1181976336, KRS 0000321131 reprezentowana przez portal www.fresh-market.pl,
   2. Rejestrujący: osoba fizyczna lub prawna dokonująca rejestracji uczestnika lub uczestników, 
   3. Reklamodawca: Rejestrujący, który wykupił usługi reklamowe zgodnie, o których mowa w załączniku nr 3 do niniejszego Regulaminu,
   4. Uczestnik: osoba fizyczna zgłoszona w ramach danego pakietu uczestnictwa przez Rejestrującego,
7. Zgłoszenie swojego uczestnictwa we Fresh Market 2018 jest równoznaczne z zaakceptowaniem postanowień niniejszego Regulaminu.
8. Niniejszy Regulamin obowiązuje od 10.03.2018 roku.

§ 2. Zgłoszenie udziału 

1. W celu dokonania zgłoszenia udziału w Imprezie wymagane jest kompletne wypełnienie formularzy systemu rejestracji on-line znajdujących się na stronie http://form.freshmarket.com.pl/login.php?lang=pl
2. Zgłoszenia należy dokonać najpóźniej w dniu 24 września 2018 roku.
3. Rejestrujący zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełniania formularza. Dane muszą być zgodne z rzeczywistymi danymi firmy/ Uczestnika. 
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza rejestracyjnego błędnych danych przez Rejestrującego. Organizator zobowiązuje się do utajnienia wszystkich informacji  (danych) uzyskanych od rejestrującego, za wyłączeniem danych przeznaczonych do wpisu w Folderze Imprezy. 
5. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z zawarciem umowy z organizatorem zgodnie z niniejszym Regulaminem. Oznacza również akceptację postanowień niniejszego Regulaminu a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem. Powoduje również powstanie obowiązku dokonania płatności za zamówiony pakiet uczestnictwa.
6. Koszt uczestnictwa wynosi:

1. Cena obejmuje :  spotkania z kupcami z maksymalnie 10 (dziesięciu) sieci handlowych, panel dyskusyjny , materiały konferencyjne , śniadanie, lunch, przerwa kawowa, cocktail dinner party

                                         § 3.Usługi reklamowe

1.  W celu wykupienia usług reklamowych należy wysłać odpowiednie zgłoszenie w formularzu rejestracji on-line http://form.freshmarket.com.pl/login.php?lang=pl , lub skontaktować się bezpośrednio z Organizatorem tel. +48 22 721 60 62. 
2. Dostępne formy usług reklamowych oraz cennik zawarte są w załączniku nr 3.
3. Możliwość wyboru powierzchni reklamowej związana jest z kolejnością zgłoszeń. Reklamodawca może dokonać rezerwacji powierzchni reklamowej do 50 dnia przed konferencją i zobowiązany jest uiścić opłatę w tym terminie. 
4. Reklamodawca zobowiązuje się do nadesłania w terminie materiałów graficznych do publikacji w katalogu zgodnych z dokonanym zamówieniem oraz z wymaganiami technicznymi organizatora (załącznik nr 3). Materiał graficzny powinien zostać dostarczony na płycie CD do biura organizatora lub wstawiony na wskazany adres ftp. W przypadku nie dostarczenia wzorca proof Organizator nie będzie rozpatrywał reklamacji związanych z kolorem druku.
5. W przypadku nie spełnienia powyższych wymagań organizator ma prawo odmówić publikacji reklamy. 
6. Reklamodawca zobowiązuje się dostarczyć ulotki, foldery i katalogi (z przeznaczeniem do materiałów konferencyjnych) w terminie do 10 dni przed Imprezą. Organizator nie gwarantuje kolportażu materiałów reklamowych w przypadku dostarczenia ich po tym terminie.
7. Banery wielkoformatowe przeznaczone do zainstalowania w pomieszczeniach Hotelu Mazurkas powinny spełniać wymagania techniczne określone w załączniku nr 3. W przypadku nie spełnienia przez reklamodawcę wymagań technicznych, organizator ma prawo odmówić wykonania usługi. Odpowiedzialnym za zawieszenie i demontaż banerów jest Hotel Mazurkas.  
8. Prelekcja płatna na Forum trwa 15 minut, i jej cenę określa załącznik nr 3 . Reklamodawca wskazuje prelegenta i tematykę wykładu w terminie do 31 lipca. 
9. W przypadku chęci wykorzystania przez Reklamodawcę niestandardowej formy reklamy tzn. nie opisanej przez Regulamin i załączniki, Reklamodawca powinien zgłosić się do Organizatora.
10. Zabronione jest rozkładanie ulotek reklamowych, folderów i katalogów oraz innych elementów pełniących funkcję reklamy na terenie całego obiektu konferencyjnego bez uzgodnienia z Organizatorem.
11. Wystawcy  przysługuje prawo do zmiany zakresu zamówienia zawartego w Formularzu Usług Reklamowych Fresh Market 2018 pod warunkiem, że zmiana zostanie przedstawiona Organizatorowi na piśmie nie później niż na 15 dni przed datą rozpoczęcia imprezy. W takim wypadku Organizator zobowiązuje się do przyjęcia zmiany zamówienia oraz wypłaty Wystawcy różnicy w cenie nie później niż w terminie 15 dni od daty zakończenia imprezy. Jeżeli wartość nowego zamówienia jest wyższa niż wartość poprzedniego, Wystawca zobowiązuje się do zapłaty różnicy w cenie w terminie określonym na wystawionej fakturze VAT.
12.  Jeżeli anulowanie zamówienia zawartego w Formularzu Usług Reklamowych Fresh Market 2018 nastąpi na mniej niż 15 dni przed datą rozpoczęcia targów, Wystawca jest zobowiązany do zapłaty pełnej kwoty określonej w Formularzu.

§ 4.Płatności

1. Rejestrujący jest zobowiązany do dokonania opłaty związanej z udziałem w Imprezie wg stawek ustalonych przez Organizatora. Opłaty dokonuje się podczas rejestracji uczestnictwa on-line, w trakcie którego jest generowana faktura za zamawianą usługę. 
2. Możliwe jest dokonanie płatności przelewem po skontaktowaniu się z biurem organizatora. Płatność powinna być wykonana w terminie określonym na fakturze. W sprawach płatności należy kontaktować się z biurem księgowym Organizatora: tel. +48 22 721 60 65.
3. Aby skorzystać ze zniżek należy dokonać rejestracji w wyznaczonym przez organizatora terminie promocyjnym (paragraf 2.6) i opłacić fakturę zgodnie z ukazanym w fakturze terminem płatności. 
4. W przypadku zwłoki w płatnościach wynikających z niniejszego Regulaminu, naliczane będą odsetki w podwójnej wysokości stopy odsetek ustawowych. 
5. Dokonanie wszystkich płatności w wymaganych niniejszym Regulaminem terminach jest warunkiem uczestnictwa w Imprezie 

§ 5. Ochrona i sprzątanie

1. Za ogólną ochronę obiektu konferencyjnego odpowiada Hotel Mazurkas jest upoważniony do podejmowania wszelkich środków kontrolnych dla zapewnienia bezpieczeństwa.
2. Organizator nie ubezpiecza i nie ponosi odpowiedzialności za  mienie oraz rzeczy Uczestników, które zostaną uszkodzone, utracone, skradzione lub zgubione, oraz za szkody wyrządzone przez Uczestników  i spowodowane siła wyższą.
3. Nad bezpieczeństwem Uczestników na terenie hotelu oraz terenu Imprezy nadzór sprawować będzie służba ochrony zatrudniona przez Hotel Mazurkas. 
4. Zabronione jest filmowanie, nagrywanie i fotografowanie bez zgody organizatora.
5. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Imprezą, jak również w miejscach zakwaterowania.

§ 6. Rezygnacja z uczestnictwa

1. Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w Imprezie i uzyskania zwrotu poniesionych kosztów w wysokości 50% wpłaconej kwoty. W celu uzyskania zwrotu Uczestnik zobowiązany jest przekazać pisemnie informację o wycofaniu się z udziału w Imprezie do biura organizatora na 30 dni przed Imprezą. W przypadku zgłoszeń nadesłanych po tym terminie Organizator nie zwraca wpłaconych pieniędzy. 
2. Rejestrujący ma prawo dokonać zmiany danych osobowych Uczestników dla których wcześniej dokonał rejestracji. W tym celu musi przekazać pisemnie do biura organizatora  dane nowych Uczestników w terminie do 7 dni przed Imprezą. Informacja przekazana po tym terminie może nie być uwzględniona przez Organizatora.

§ 7.Reklamacje

1. Ewentualne roszczenia Uczestników w stosunku do Organizatora należy zgłosić w formie pisemnej listem poleconym w ciągu 7 dni od daty zakończenia Imprezy. Po upływie wyżej określonych terminów żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.
2. Reklamacje Uczestnika wynikłe z realizacji umowy nie upoważniają Uczestnika do opóźnienia przekazania  należności w całości lub w części. 
3. Wszelkie reklamacje Uczestników Imprezy wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym na adres siedziby Organizatora.

§ 8. Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych gromadzonych na potrzeby Fresh Market 2018 jest KJOW Sp. z o.o.  
2. Każdej osobie zgłaszającej się do udziału w Imprezie przysługuje prawo do kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą, a zwłaszcza prawo do:
   1. ustalenia administratora danych, adresu jego siedziby i pełnej nazwy,
   2. żądania uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych osobowych, czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem ustawy albo są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
3. Zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz. U. 2002r. Nr 101, poz. 926 z późniejszymi zmianami) Organizator konferencji nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika traktowane są jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorami konferencji.

§ 9.​ Postanowienia końcowe

1. Wszyscy uczestnicy Imprezy mają możliwość bezpłatnego skorzystania z parkingu Hotelu Mazurkas na czas trwania Imprezy. Po wjeździe na teren parkingu należy pobrać kartę  przy bramce wjazdowej. Przed opuszczeniem parkingu kartę należy skasować w recepcji hotelowej.  Bezpłatne parkowanie obowiązuje  od godziny 5:00 27.09.2018 do godziny 21:00 27.09.2018. Za samochody pozostawione na parkingu hotelowym poza określonymi w regulaminie godzinami, właściciele są zobowiązani samodzielnie zapłacić.
2. Organizator nie dokonuje rezerwacji noclegu i nie ponosi kosztów z nią związanych. Uczestnicy Imprezy mogą samodzielnie dokonać rezerwacji w Hotelu Mazurkas.
3. Koszt przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
4. W przypadku zakłócania przyjętych norm zwyczajowych oraz rażącego łamania Regulaminu Fresh Market, organizator ma prawo do usunięcia Uczestnika z terenu Imprezy, przez służby porządkowe.
5. Organizator zastrzega sobie prawo – w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych – do odwołania, lub przełożenia Imprezy. W przypadku, gdy Impreza nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora i na które nie miał on wpływu Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z Uczestnictwem w Imprezie.  
6. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania zdjęć zrobionych podczas Imprezy, w celu promowania kolejnych edycji.
7. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.
8. Wszelkie sprawy sporne Regulaminu będą rozstrzygane przez Sąd właściwy. 

Cennik usług reklamowych

Załącznik nr 3 do Regulaminu Fresh Market

Reklama w Folderze Konferencyjnym

• Okładka (reklama całostronicowa na  IV stronie)  - 1600 PLN 
• Okładka (reklama całostronicowa na  II, III stronie)  - 1200 PLN 
• Cała strona A4 –900 PLN
• ½ strony A4 (poziomo) – 700 PLN
• ¼ strony A4 (poziomo)  –360 PLN

 
Inne formy reklamy na Fresh Market 2018

·        Prelekcja – prezentacja oferty firmy podczas panelu dyskusyjnego czas 15 minut  – 2500 PLN

·        Rozmieszczenie banneru reklamowego w sali spotkań, korytarzach Hotelu Mazurkas:

o   stojący roll-up w rozmiarach do 2 m x 1 m – 1000 PLN 

o   banner wielkoformatowy 5m x 2m (szer. x wys.)  mocowany do konstrukcji budynku w pomieszczeniach – 2100 PLN

o   banner wielkoformatowy  4m x 3m (szer. x wys.) mocowany do konstrukcji budynku w pomieszczeniach  - 2300 PLN

o   banner wielkoformatowy  6m x 1,5m (szer. x wys.) mocowany do konstrukcji budynku w pomieszczeniu przy scenie  - 2500 PLN

o   banner wielkoformatowy  6m x 3m (szer. x wys.) mocowany do konstrukcji budynku na zewnątrz przed Hotelem Mazurkas  - 4100 PLN

·        Kolportaż materiałów reklamowych w teczkach konferencyjnych:

o   ulotki jednostronicowe - 350 PLN/350 szt

o   składane foldery, katalogi, czasopisma( inne publikacje wielostronicowe) -  700 PLN/350 szt

·        Kolportaż materiałów reklamowych podczas Konferencji ( na stolikach i/lub stojakach):

o   ulotki jednostronicowe, składane foldery, katalogi, czasopisma( inne publikacje wielostronicowe) – 500 PLN/ 350 szt

Podano ceny netto. Stawka VAT 23%.

Wymagania techniczne  - reklamy w Folderze Konferencyjnym Fresh Market 2017

wymiary reklam:

• cała strona - 210 mm x 297 mm + (5 mm na spady z każdej strony) = 220 mm x 307 mm
• 1/2 strony (poziomo) - 148 mm x 210 mm + (5 mm na spady z każdej strony) = 158 mm x 220 mm
• 1/4 strony (poziomo) - 74 mm x 210 mm + (5 mm na spady z każdej strony) = 84 mm x 220 mm

inne:

• zdjęcia – rozdzielczość: 300 dpi (kolorowe), 1200 dpi (czarno-białe), tryb koloru CMYK, pliki spłaszczone (bez warstw) najlepiej TIF lub JPG;
• reklamy – w formacie EPS (tryb koloru CMYK, nadruk czarnego, czcionki zamienione na krzywe), TIF, JPG lub PDF (tryb koloru CMYK, wskazana rozdzielczość 600 dpi),
• logotypy – w wersji wektorowej - pliki .ai, .eps lub ewentualnie .cdr